Introdução
O que você terá ao final da sessão
AI Chief of Staff
Como criar um Claude Project que conhece sua empresa e pensa junto com você
O que vamos construir hoje
Você vai sair desta sessão com um Claude Project configurado e funcionando. Um conselheiro digital que conhece a sua empresa, entende seus desafios e pensa junto com você em qualquer decisão.
Não é um chatbot genérico. É uma extensão do seu raciocínio, disponível 24h, que nunca esquece o contexto do seu negócio.
| Ao final da sessão | Você terá |
|---|---|
| Project criado | Contexto da sua empresa carregado no Claude |
| System prompt | Instruções que moldam o comportamento do Conselheiro |
| Documentos base | 1 a 3 arquivos que dão contexto profundo ao Claude |
| 10 prompts prontos | Templates semanais para usar imediatamente |
| Ritual de uso | Como integrar o Conselheiro na sua rotina executiva |
Introdução
Roteiro da Sessão
90 minutos para sair com o Conselheiro configurado e funcionando
| Horário | Duração | O que acontece |
|---|---|---|
| 00:00 | 10 min | O problema: por que seu conselheiro humano tem contexto parcial |
| 00:10 | 15 min | Demo ao vivo: um Project configurado respondendo uma decisão real |
| 00:25 | 30 min | Mão na massa: cada CEO cria seu Project e preenche o system prompt |
| 00:55 | 20 min | Teste real: cada um faz 1 pergunta sobre decisão atual |
| 01:15 | 15 min | Ritual de uso e LGPD: o que fazer e o que nunca colocar |
Configuração
Passo 1. Criar o Project no Claude
Acesse o claude.ai e crie o espaço do seu Conselheiro
PASSO 01Acesse o claude.ai e crie um novo Project
1
Acesse claude.ai no computador (recomendamos usar no desktop, não no celular).
2
No menu lateral esquerdo, clique em Projects.
3
Clique no botão + New Project para criar um novo projeto.
4
Dê um nome direto ao projeto. Use o nome da sua empresa ou Conselheiro [Nome da Empresa].
Dica
Você precisará de uma conta no Claude.ai com plano Pro ou Team para usar Projects. Se ainda não tem, acesse claude.ai e faça o upgrade antes da sessão.
Configuração
Passo 2. Colar o System Prompt
Configure as instruções que moldam o comportamento do Conselheiro
PASSO 02Cole o template e preencha com as informações da sua empresa
1
Na tela do Project recém-criado, clique em Edit project details.
2
Localize o campo Custom instructions (instruções personalizadas).
3
Copie o template completo na seção O System Prompt Completo e cole neste campo.
4
Preencha todos os campos marcados com [COLCHETES] com as informações reais da sua empresa.
5
Clique em Save para salvar as instruções.
Não precisa ser perfeito
Preencha o que você sabe agora. Você pode (e deve) atualizar o system prompt a cada 90 dias. Quanto mais contexto real você der, mais útil o Conselheiro se torna.
Configuração
Passo 3. Subir os Documentos
Dê contexto profundo ao Claude com os documentos da sua empresa
PASSO 03Suba 2 a 3 documentos chave no Project
1
Ainda na tela do Project, clique em Add content para subir arquivos.
2
Suba 2 a 3 documentos conforme a tabela de referência (seção "O que Subir no Project").
3
Formatos aceitos: PDF, Word (.docx), TXT. Não use Excel, converta para Word ou TXT antes.
O que NUNCA colocar no Project
- Senhas ou credenciais de acesso
- CPF, RG ou dados pessoais de clientes ou funcionários
- Contratos com cláusulas de confidencialidade
- Dados bancários ou de cartão de crédito
O Claude não usa seus dados para treinar modelos, mas use bom senso: se o documento vazasse, causaria dano? Se sim, não suba.
Configuração
Passo 4. Testar com uma Decisão Real
Veja o Conselheiro funcionar com um desafio real do seu negócio
PASSO 04Use o Prompt 1 com uma decisão real para validar o Conselheiro
1
Dentro do Project, clique em New conversation para abrir uma nova conversa.
2
Acesse a seção 10 Prompts Semanais, copie o Prompt 1 (Pensar uma decisão difícil).
3
Cole o prompt no chat e preencha com uma decisão real que você precisa tomar agora.
4
Envie e observe o Conselheiro trabalhar. Ele já conhece o contexto da sua empresa.
Use uma situação real
O teste é mais valioso quando você usa um desafio real. Pense em algo que você precisa decidir esta semana e use o Prompt 1 com esses dados.
Recursos
O System Prompt Completo
Cole este texto no campo Custom Instructions do seu Project e substitua os campos [colchetes]
Como usar
Substitua TUDO que está entre [colchetes] pelas informações reais da sua empresa. Não precisa ser perfeito agora. Você melhora com o tempo. Quanto mais contexto real você der, mais útil o Conselheiro se torna.
System Prompt, cole no campo Custom Instructions
Você é o Conselheiro Estratégico da [NOME DA EMPRESA].
# SOBRE A EMPRESA
- Nome: [NOME DA EMPRESA]
- Setor: [Ex: Distribuição de insumos agrícolas / Seguros corporativos / Indústria de embalagens]
- Faturamento anual aproximado: [Ex: R$45MM / R$120MM]
- Número de funcionários: [Ex: 80 pessoas]
- Localização principal: [Ex: São Paulo, SP — com operação nacional]
- Anos de mercado: [Ex: 18 anos]
# MODELO DE NEGÓCIO
- O que entregamos: [Ex: Distribuição de insumos para pequenos produtores rurais no interior de SP]
- Como geramos receita: [Ex: Margem sobre produtos + contratos de exclusividade regional]
- Principais clientes: [Ex: Produtores rurais com 50-500 hectares, foco no interior de SP e MG]
- Principais concorrentes: [Ex: Distribuidoras regionais menores e grandes players como Crop Care]
# ESTRUTURA E TIME
- CEO/Fundador: [SEU NOME]
- Principais líderes: [Ex: Dir. Comercial: Ana Lima | Dir. Operações: Carlos Melo | CFO: Paula Souza]
- Estrutura: [Ex: 3 unidades regionais, time comercial externo de 20 pessoas, 15 na operação]
# DESAFIOS ATUAIS (atualize a cada 90 dias)
- [Ex: Reduzir dependência de 3 vendedores que concentram 60% das vendas]
- [Ex: Implantar CRM — hoje tudo está em planilhas e WhatsApp]
- [Ex: Preparar a empresa para entrada de sócio investidor em 2027]
# METAS DESTE ANO
- Receita: [Ex: Crescer de R$45MM para R$55MM]
- Operação: [Ex: Reduzir custo logístico em 15%]
- Estratégico: [Ex: Lançar app para pedidos dos produtores até Q3]
# MEU ESTILO DE DECISÃO
- [Ex: Prefiro opções concretas com números do que análises teóricas]
- [Ex: Sou mais conservador com risco financeiro, mais arrojado com inovação operacional]
- [Ex: Valorizo benchmarks de empresas parecidas com a minha]
# COMO VOCÊ DEVE SE COMPORTAR
- Seja direto. Eu sou um CEO ocupado. Vá direto ao ponto.
- Quando eu fizer uma pergunta vaga, me faça 1-2 perguntas de esclarecimento antes de responder.
- Apresente sempre pelo menos 2 opções com prós e contras concretos.
- Se houver risco real, me avise — não filtre más notícias.
- Use dados e benchmarks sempre que possível.
- Me pergunte: "Você quer que eu aprofunde algum ponto?" ao final de respostas longas.
- Nunca use linguagem genérica de consultoria. Fale como um sócio experiente.
Recursos
O que Subir no Project
Documentos que dão contexto profundo ao Conselheiro
| # | Documento | O que incluir | Formato |
|---|---|---|---|
| 1 | Estratégia ou planejamento anual | Metas, iniciativas, OKRs, prioridades do ano | PDF ou Word, pode ser 1 página |
| 2 | Estrutura organizacional | Organograma com nomes, cargos e áreas | PDF, imagem ou Word |
| 3 | Resumo financeiro | Faturamento, margens, principais custos. Versão resumida | Word ou TXT (não Excel) |
| 4 | Principais desafios ou board deck | Problemas que você está enfrentando. Pode ser o deck do último board meeting. | |
| 5 | Proposta de valor ou pitch | Como você descreve o negócio para investidores ou parceiros | PDF ou Word |
O que NUNCA colocar no Project
- Senhas ou credenciais
- CPF, RG ou dados pessoais de clientes ou funcionários
- Contratos com cláusulas de confidencialidade
- Dados bancários, dados de cartão de crédito
O Claude não usa seus dados para treinar modelos, mas use bom senso: se o documento vazasse, causaria dano? Se sim, não suba.
Recursos
Os 10 Prompts Semanais
Templates prontos para usar imediatamente. Copie, preencha e envie ao Conselheiro
01 Pensar uma decisão difícil
Estou diante de uma decisão que preciso tomar até [DATA].
A decisão é: [DESCREVA EM 2-3 FRASES O QUE VOCÊ PRECISA DECIDIR]
Contexto relevante:
- [INFORMAÇÃO 1 — ex: o fornecedor atual aumentou 22% e temos contrato até março]
- [INFORMAÇÃO 2 — ex: o concorrente X já trocou de fornecedor e ganhou margem]
- [INFORMAÇÃO 3 — ex: minha equipe está dividida entre as opções A e B]
Me ajude a estruturar essa decisão. Quais informações eu ainda preciso levantar antes de decidir?
Apresente 2-3 opções com prós, contras e riscos concretos.
02 Preparar uma reunião importante
Tenho uma reunião [AMANHÃ / SEXTA-FEIRA / DIA XX] com [QUEM: nome e papel].
Objetivo da reunião: [O QUE EU QUERO QUE SAIA DESTA REUNIÃO]
Histórico relevante: [Ex: última vez que conversamos foi em dezembro, quando ele reclamou do prazo de entrega]
Me ajude a:
1. Montar uma pauta de 3-5 pontos em ordem de prioridade
2. Antecipar as 3 perguntas difíceis que podem surgir — e como respondê-las
3. Definir qual é o meu resultado mínimo aceitável e o ideal para essa reunião
03 Devil's Advocate, testar uma ideia
Estou pensando em [DESCREVA A IDEIA OU INICIATIVA EM 2-3 FRASES].
Eu acho que faz sentido porque: [SEU RACIOCÍNIO PRINCIPAL]
Quero que você seja meu advogado do diabo.
Me dê os 5 argumentos mais fortes contra essa ideia.
Seja brutal — não filtre nada para me poupar.
Depois me diga: dado esses riscos, você executaria? Por quê?
04 Análise rápida de uma situação
Algo aconteceu na empresa que preciso entender melhor.
O que aconteceu: [DESCREVA O FATO OU SITUAÇÃO]
Dados que tenho: [NÚMEROS OU EVIDÊNCIAS CONCRETAS QUE VOCÊ TEM]
Minha hipótese atual é: [O QUE VOCÊ ACHA QUE ESTÁ CAUSANDO O PROBLEMA]
Me ajude a:
1. Validar ou refutar minha hipótese
2. Identificar 2-3 causas alternativas que eu possa não estar vendo
3. Definir as próximas 3 ações para investigar e resolver isso
05 Benchmarking e referências
Quero entender como empresas parecidas com a minha estão lidando com [TEMA/DESAFIO].
Contexto do meu negócio: [SETOR, PORTE, DESAFIO ESPECÍFICO]
Me traga:
1. Como empresas brasileiras do mesmo porte (R$30-200MM) estão abordando isso
2. Qual é a abordagem mais comum vs a mais inovadora
3. O que eu deveria perguntar para alguém que já resolveu esse problema
4. Quais métricas devo usar para saber se estou no caminho certo
06 Dar um feedback difícil
Preciso dar um feedback difícil para [NOME / CARGO: ex: meu Diretor Comercial].
Situação: [O QUE ACONTECEU — seja específico]
O que precisa mudar: [COMPORTAMENTO OU RESULTADO ESPERADO]
Histórico: [Ex: já conversei sobre isso antes em março / é a primeira vez / ele é muito sensível a crítica]
Me ajude a:
1. Estruturar o que eu vou dizer (abertura, fato, impacto, expectativa, próximos passos)
2. Antecipar como ele pode reagir e como responder
3. Deixar a conversa construtiva sem perder a firmeza
07 Escrever um comunicado importante
Preciso comunicar [O QUÊ] para [PÚBLICO: time todo / líderes / um colaborador específico].
O ponto central da mensagem é: [RESUMO DO QUE PRECISA SER DITO]
Tom desejado: [Ex: firme mas empático / inspirador / direto e factual]
O que NÃO quero que pareça: [Ex: não quero soar ansioso / não quero minimizar o problema]
Escreva o comunicado completo.
Depois me dê uma versão mais curta (máximo 5 linhas) para WhatsApp.
08 Revisão semanal, check-in estratégico
Revisão da semana — [DATA]
O que foi bem esta semana:
- [ITEM 1]
- [ITEM 2]
O que não foi como esperado:
- [ITEM 1]
- [ITEM 2]
O que está travado ou me preocupando:
- [ITEM 1]
Com base no que você sabe da minha empresa e nas minhas metas deste ano,
o que eu deveria priorizar na semana que vem?
Me dê 3 prioridades com o raciocínio de por que cada uma.
09 Avaliar uma proposta ou oportunidade
Recebi uma proposta / surgiu uma oportunidade que quero avaliar.
Descrição: [O QUE ESTÁ SENDO PROPOSTO OU QUAL É A OPORTUNIDADE]
Quem está propondo / de onde vem: [Ex: fornecedor parceiro / cliente atual / novo mercado]
Os números envolvidos: [Ex: investimento de R$200k / potencial de R$1,5MM em 2 anos]
Me faça as 5 perguntas mais importantes que eu deveria responder antes de dizer sim ou não.
Depois, com base no que você sabe da minha empresa, me diga sua avaliação preliminar.
10 Planejamento de 90 dias
Quero planejar os próximos 90 dias da empresa.
Data de hoje: [DATA]
Prazo: até [DATA 90 DIAS À FRENTE]
Minhas 3 prioridades absolutas neste período são:
1. [PRIORIDADE 1]
2. [PRIORIDADE 2]
3. [PRIORIDADE 3]
Recursos disponíveis: [Ex: equipe atual, budget de R$X, minha atenção pessoal]
Me ajude a montar um plano de 90 dias com:
- Marcos mensais claros (o que precisa estar feito em cada mês)
- As 3 decisões mais importantes que precisarei tomar neste período
- Os maiores riscos e como mitigá-los
- Como eu sei se estou no caminho certo no dia 45
Prática
Ritual de Uso
Como integrar o Conselheiro na sua rotina executiva
Rotina Diária (5 a 10 min)
- Ao começar o dia: abra o Conselheiro e cole a situação mais crítica que você vai enfrentar hoje (Prompt 1 ou 4)
- Antes de reuniões importantes: use o Prompt 2 para preparação
- Ao final do dia: se tomou uma decisão importante, cole no Conselheiro e peça uma revisão rápida
Rotina Semanal (20 a 30 min)
- Toda sexta-feira: use o Prompt 8 (revisão semanal) para checar alinhamento com as metas
- Uma vez por semana: use o Prompt 5 para pesquisar como outros estão resolvendo um problema específico
Rotina Mensal (30 min)
- Atualizar a seção "Desafios Atuais" do system prompt com o que mudou
- Rever metas e ajustar se necessário
- Subir qualquer novo documento relevante (board deck, relatório mensal, nova estratégia)
Regra de Ouro
O Conselheiro fica mais poderoso com o tempo. Quanto mais contexto real você der, mais útil ele se torna. Reserve 30 minutos por mês para atualizar as informações da empresa. Trate isso como uma reunião de conselho que você tem consigo mesmo.
Prática
Dicas para ir Além
Como expandir o uso do Conselheiro no seu time
Crie Projects específicos por área
Depois que seu Conselheiro principal estiver funcionando, considere criar Projects especializados:
- Comercial, pipeline, histórico de clientes, playbook de vendas
- RH, organograma, critérios de avaliação, cultura
- Financeiro, modelo simplificado, benchmarks do setor
Compartilhe com seus líderes
Você pode criar um Project para cada diretor da sua empresa com o contexto da área deles. Eles terão o mesmo nível de suporte que você.
Isso implementa a Metodologia Cascata na prática: transformação que começa no CEO e desce pelo time.
Use como preparação para reuniões estratégicas
Antes de cada reunião estratégica com o grupo, use o Conselheiro para estruturar as iniciativas que você vai apresentar. Ele conhece seu contexto, vai te ajudar a chegar mais preparado.
Prática
Seus Próximos Passos
O checklist para colocar o Conselheiro em funcionamento hoje
| ☐ | Prazo | Ação |
|---|---|---|
| Hoje | Criar o Project e colar o system prompt preenchido | |
| Hoje | Subir pelo menos 2 documentos da empresa | |
| Esta semana | Usar o Conselheiro em 3 situações reais de trabalho | |
| Esta semana | Testar todos os 10 prompts ao longo dos próximos 7 dias | |
| Próximo mês | Revisar e atualizar o system prompt com aprendizados do uso | |
| Próximo mês | Compartilhar com 1 líder do time para criar o Project deles |
Traga para o grupo
Na próxima reunião, abra espaço para quem quiser mostrar como está usando o Conselheiro e compartilhar prompts que funcionaram bem. Se você descobrir um uso ou prompt que fez diferença, anote para compartilhar com o time.